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SECRETARIA EJECUTIVA DE  CONSEJERIA

Ejecutar con responsabilidad y discreción las órdenes e instrucciones de las tareas propias de los Consejeros  o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades sencillas y repetitivas de acuerdo al área de trabajo demostrando resultados oportunos.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

1. Ejecutar con responsabilidad y discreción las órdenes e instrucciones de las tareas propias de losniveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades sencillas yrepetitivas de acuerdo con el área de desempeño y demostrando resultados oportunos.

2. Recibir, revisar, radicar, clasificar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Consejería  de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por la Organización.

2. Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo, financiero y el archivo de la Oficina de Consejería respondiendo por la exactitud de los mismos.

3. Orientar al público  y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos por la Organización.

4. Preparar conjuntamente con los Consejeros las agendas de trabajo y recordarles los compromisos adquiridos diariamente.

5. Desempeñar funciones de asistencia de Consejería encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades.

6. Mantener discreción y reserva sobre los asuntos tramitados en la Consejería y sobre los que conozca en razón de su cargo.

7. Tomar decisiones acertadas cuando las circunstancias lo exijan.

8. Brindar apoyo a la recepción según las necesidades.

10. Aplicar las políticas, programas, métodos y procedimientos adoptados por la Organización Indígena de Antioquia en la Consejería.

11. Orientar al  público y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.

12. Desempeñar funciones de oficina y de asistencia de Consejería  encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.

13. Recibir, revisar, radicar, clasificar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Organización de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

16. Preparar conjuntamente con los consejeros de la OIA  la agenda de trabajo y recordarles los compromisos adquiridos.

17. Desempeñar funciones de Oficina y de asistencia administrativa y ejecutiva encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades.

18. Mantener discreción y reserva sobre los asuntos tramitados en la dependencia y sobre los que conozca en razón de su cargo.

19. Las que asignen los consejeros relacionadas con el cargo.

20. Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES:

1. Los documentos recibidos se clasifican y radican diariamente con base en los procedimientos y aplicación diseñados para tal fin.

2. La información requerida personal y telefónicamente es adecuada y eficaz.

3. El desarrollo de estrategias de servicio al cliente presentadas están de acuerdo a las políticas de la administración.

4. La Gerencia de su propio trabajo responde a la Calidad en el servicio.

5. La Proactividad presentada tiene inferencia en la efectividad del trabajo.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1. Atención al cliente.

2. Ortografía y Redacción.

3. Normas de elaboración de trabajos escritos - ICONTEC.

4. Archivo y Correspondencia.

5. Gestión de la Calidad.

6. Lenguaje Profesional, Técnico y Ejecutivo.

7. Sistema de correspondencia vigente en la Organización.

8. Paquete básico de Sistemas Office.

9. Procesos y Procedimientos.

10. Sistema de Gestión de la Calidad.

11. Gestión Documental.

12. Manejo de Etiqueta y Protocolo para Reuniones Ejecutivas.

REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS Y EXPERIENCIA:

Aprobación de cinco (5) cinco de Educación Técnica o tecnológica y seis (6) meses de experiencia relacionada o  laboral en:

$11.    Técnica en Secretariado Ejecutivo, o

$12.    Técnica en Administración de Empresas, o

$13.    Técnica en Gestión del Talento Humano y  Estudios complementarios en Atención al cliente y

$14.    Gestión Documental,

$15.    Secretariado,

$16.    Técnicas afines.

$17.    Mínimo (1) año de Experiencia Laboral

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